システム導入の経緯

さわやか俱楽部様は、2024年1月より完全義務化となる改正電子帳簿保存法（以下電帳法）に対応するためのシステムを検討していたところ、お取引のある金融機関からMediboardの紹介を受けました。当初は医療業界向けの在庫管理システムという印象が強く、さわやか俱楽部様の介護施設運営に本当にフィットするかどうか、不安があったとのことです。

窪田様：「最初は、病院向けって感じで『面白い話だけどうちでは使う機会がなかなかないな』と思っていました。うちは全国的に施設を展開しているので、病院みたいに院内で物流を管理する感じとは違うんですよね。でも、話を聞いているうちに、うちでも使える方法があるのではと考えました。」

Mediboardを選んだ理由

導入の決め手になったのは、Mediboardの基本機能をベースとして「電帳法対応の文書保管機能」や「支払いデータの自動作成機能」をさわやか俱楽部様向けにカスタマイズ開発できたことです。他のシステム会社ではこういった柔軟な対応ができず、さわやか倶楽部様の業務スキームにぴったり当てはまるシステムが見つからなかったそうです。

岡田様：「他社のシステムではどれもパッケージシステムで、うちのやり方に合わせてもらえなかったんですよね。でも、サザンウィッシュさんは『それならできますよ』って言ってくれて。それで検討を始めました。」

Mediboardを使えば、電帳法対応だけでなく、業者への支払いデータも効率よく作成することができるカスタマイズが可能であると知り、導入を決められました。

さわやか俱楽部 経営企画部 岡田様

他社システムとの比較

導入前は複数のシステムを比較検討されたものの、さわやか倶楽部様のニーズに完璧に応えられるシステムは見つかりませんでした。

窪田様：「いろいろ見たんですけど、どれも理想通りじゃなくて、『パッケージに合わせるしかないのかな』って思ってました。どのシステムも［帯に短したすきに長し］といった感じで『これはできるけど、あれはできない』という状態だったんです。これをやりたければ2,3つのシステムを合わせないと運用できないとか。そんな時に、サザンウィッシュさんが『カスタマイズで対応できますよ』って言ってくれて、そこから導入を進めました。」

導入後の課題と解決策

全国に100以上の施設を持つさわやか倶楽部様では、導入時の課題として、各施設の足並みを揃えることが挙げられました。特にシステムに慣れていない施設や担当者もいらしゃるため、適切な運用に向けたサポートが重要でした

窪田様：「施設によって運用の温度差があるんです。勉強会もサザンウィッシュさんにやってもらったけど、普段デジタルに接しない人もいるから理解にばらつきがあったんですよね。そこで、事務リーダーの方に担当施設をサポートしてもらう仕組みを進めています。 あとは、誰が使っても分かりやすいように、システムの操作ももっとシンプルにしたいので、『特定の作業を完了しないと次に進めない』といった改善も随時相談しながら進めています」

岡田様：「要件を満たすシステムは作っていただいたので何年かかっても徹底して運用をしていきたいですね。」

導入の成果と今後の展望

現段階では、すべての施設で完璧にMediboardが活用されているわけではありませんが、電子帳簿保存法への対応については成果が出ています。今後はさらに支払い業務の効率化を進めていくお考えです。

窪田様：「まだ全施設で使いこなせていない部分もありますが、まずは全施設で完全に利用できることを目標にしています。そこからさらに経営的なメリットを出していきたいですね。将来的には、現行のワークフローシステムなどのMediboardの別機能も利用して、さらなる業務効率化を図ることを視野に入れています。」

さわやか俱楽部 取締役 窪田様

介護業界のDX化の展望

さわやか倶楽部様では、Mediboardの導入だけでなく、介護現場のDX化にも積極的に取り組まれています。
九州工業大学との共同開発による介護記録のDX化や介護見守り、介護データ分析のDX化を進めることで、スタッフの勤務効率が向上し、時間外勤務の削減、さらには転倒事故の発生件数を半減させることに成功しました。また、効率化により生まれた時間をご入居者様のQOL向上に充てることで、介護の質やご入居者様の満足度向上にも貢献されています。

※所属・肩書きを含む本事例の内容は2024年9月時点のものです。

窪田様：「介護の現場でもDX化を進めて、スタッフの負担が減りました。時間外勤務も減らせたので、現場の効率化が進んでいるんですよ。それに、利用者の転倒事故も減ったのは大きいですね。これからもDX化を進めていって、会社全体のシステム見直しもしていく予定です。今後は、ホールディングス全体のデータを集約し、介護現場だけでなく会社全体のDX化をさらに進めていく計画です。」

さわやか俱楽部様では、Mediboardによる事務業務改善だけでなく介護業界全体におけるDX化の先進的な取り組みも同時に行い、現場業務の効率化と利用者満足度の向上を実現しています。

サザンウィッシュは、お客様のご要望を実現する柔軟なカスタマイズ力を活かし、今後もさわやか倶楽部様と共に、さらなる業務効率化とシステム改善をサポートしてまいります。